Des del llistat de factures, cliqueu sobre la icona que es troba al costat de l’estat de la factura podem accedir al detall de la factura i realitzar diferents accions sobre una factura: canviar-ne l’estat, descarregar-la i veure fitxers adjunts si en té.
Si cliquem a per a veure el detall de la factura:
Per a entendre les funcions del detall d’una factura:
L’e-FACT preveu els següents estats per a adaptar-se a la normativa:
Si anem al detall d’una factura, i cliquem sobre el botó “Històric”, es pot consultar l’evolució dels estats pels quals ha passat la factura.
A la columna “Data Transacció” apareix la data en què es va produir el canvi d’estat.
A la columna “Nom de l’usuari” apareix el nom de l’usuari que va dur a terme el canvi d’estat. Si com a “Nom de l’usuari” apareix e-FACT, és perquè qui ha produït el canvi és el servei e-FACT i és un canvi automatitzat.
A la columna “Informació addicional” apareix informació associada a l’estat de la factura, i que ha estat informat per l’usuari que ha efectuat el canvi. Per exemple, a l’estat de “Registrada en RCF” apareixerà el número de registre comptable amb el qual s’ha registrat la factura a l’RCF; en cas que la factura estigui “Rebutjada”, apareixerà el motiu del rebuig, i en el cas de “Registrada”, tindrem el número de registre d’entrada a l’ens de la factura.
En la taula següent hi ha el resum dels canvis d’estat que pot tenir una factura al Portal del receptor:
No obstant això, el botó de “Canviar estat” us mostrarà els següents estats als quals podrà estar la factura.
Des de la pàgina inicial, cliqueu sobre la factura que voleu rebutjar
i a la pàgina de detall de la factura, cliqueu al botó “Canviar estat” i seleccioneu l’acció “Rebutjar factura”. S’obrirà una finestra per a informar el motiu del rebuig de la factura.
Un cop confirmat el nou estat de la factura, juntament amb el motiu del rebuig, s’informarà a l’emissor de la factura del nou estat.
Des de la pàgina inicial, cliqueu sobre la factura que voleu registrar en RCF,
i a la pàgina de detall de la factura, cliqueu al botó “Canviar estat” i seleccioneu l’acció “Registrar factura en RCF”. S’obrirà una finestra per a informar el número de la factura.
Un cop confirmat el nou estat de la factura, juntament amb el número comptable assignat a la factura, s’informarà a l’emissor de la factura del nou estat i del número d’’RCF assignat.
Recordeu que només es pot assignar un número de registre comptable a la factura si aquesta està en l’estat de “Registrada”.
Des de la pàgina inicial, cliqueu sobre la factura que vols rebutjar,
i a la pàgina de detall de la factura, cliqueu al botó “Canviar estat” i seleccioneu l’acció “Factura pagada”.
Un cop confirmat el nou estat de la factura, s’informarà a l’emissor del nou estat de la factura.
Sí, però les factures han d’estar a l’estat “Registrada en RCF” o bé “Comptabilitzada l’obligació de pagament”.
Si recordem els estats obligatoris d’una factura, veiem que no podem passar de l’estat de “Registrada” a “Registrada en RCF” de manera massiva perquè hem d’assignar el número del registre a l’RCF a cada factura, una a una.
En canvi, les factures que ja es troben en l’estat:
- “Registrada en RCF”, poden passar a l’estat “Comptabilitzada l’obligació de pagament”
- “Comptabilitzada l’obligació de pagament”, poden passar a l’estat “Pagada”
Per exemple, podem seleccionar aquestes tres factures
I canviar el seu estat a “Comptabilitzada l’obligació de pagament”, al mateix temps, clicant a “Canviar estat”, i seleccionant estat a “Comptabilitzada l’obligació de pagament”:
I quedaran les tres factures en aquest estat
No podrem fer progressar a un altre estat si les factures seleccionades no tenen totes el mateix estat, com per exemple:
Amb aquest nou botó, des de la pantalla principal també es pot canviar l’estat d’una factura. Només cal seleccionar-la i triar el seu nou estat des del botó “Canviar estat”.