Per tal que el servei e-FACT pugui adreçar les factures cap a l’òrgan administratiu corresponent, cal que a la factura s’identifiquin els codis DIR3 de l’òrgan.
A la bústia de lliurament de factures, els proveïdors poden seleccionar els codis DIR3 de l'organització a la qual envien la factura sempre que les relacions entre els codis DIR3 de l'organisme estiguin correctament informades per l'organisme a l'apartat Relacions DIR3 d'EACAT> e-FACT.
Si no apareix cap codi per al teu organisme o si has de fer alguna modificació, ho has de fer a través de EACAT> e-FACT> Relacions DIR3
Els codis DIR3 que pots utilitzar a e-FACT són els codis que estan donats d’alta al “Directorio Común”. Pots consultar com gestionar els codis DIR3 al “Directorio Común” a la FAQ d'alta a DIR3.
Codis DIR3 del “Directorio Común”, FACe i e-FACT
Els codis DIR3 es defineixen al "Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR3)" . En aquest espai és on les entitats defineixen la seva organització. Aquesta organització pot ser molt bàsica, de manera que només es defineix un únic nivell de codi DIR3, o més complexa, quan l’entitat identifica tota la seva organització en un conjunt de codis DIR3.
Un cop s’ha definit l’entitat en diferents codis DIR3 (o només un únic codi DIR3), hi ha aplicacions que pel seu funcionament, identifiquen a les entitats per codi DIR3 en lloc de NIF. Aquest és el cas de FACe i e-FACT. Així que quan s’envia una factura, cal identificar l’ens pel codi DIR3, i amb aquest codi DIR3 l’ens pot gestionar per la unitat corresponent la factura.
L'esquema de les factures identifica tres codis: el d'Oficina Comptable, el de Centre Gestor i el d'Unitat Tramitadora. Aquests tres codis poden ser el mateix si l'organisme té una organització bàsica.
Cal donar d’alta els codis DIR3 de l'organisme a FACe i e-FACT?
A e-FACT és necessari crear la relació entre els codis DIR3 existents en cada organisme (La relació entre Oficina Comptable, Òrgan Gestor i Unitat tramitadora) per tal que els proveïdors puguin crear i enviar les seves factures correctament i a més puguin visualitzar els codis de cada organisme donat d'alta al servei.
Si a més, l'organisme té proveïdors que emeten factures des de FACe també serà necessari crear aquestes relacions allà.
Com donar d’alta els codis DIR3 a FACe
Per donar d’alta els codis DIR3 a FACe, has de sol·licitar l’alta del teu organisme a FACe al ministeri responsable, mitjançant el formulari de sol·licitud de FACe.
Un cop adherits, us donaran d'alta els administradors sol·licitats i podreu gestionar les relacions entre els diferents codis DIR3 de la vostra organització.
L'AOC no intervé en l'administració dels codis de FACe ni gestiona l'adhesió dels organismes.
Com gestionar les relacions dels codis DIR3 del meu organisme a e-FACT
Per gestionar les relacions dels codis DIR3 a e-FACT cal que el gestor d'usuaris d'EACAT t'assigni el permís anomenat "Gestor DIR3" del servei e-FACT
Un cop disposis del permís, des d'EACAT/Aplicacions/e-FACT ves a l'apartat "Relacions DIR3" on trobaràs l'opció "Nova relació DIR3"
I a la finestra de creació de relacions DIR3, informa les dades del codi DIR3:
Quan cliques a Oficina Comptable, el servei fa una consulta dels codis DIR3 del teu ens i mostra els codis DIR3 definits al “Directorio Común” de la unitat que haurà de tramitar les factures:
Clica al botó “Aplicar” quan tinguis definits els codis DIR3 de la teva unitat. Si vols esborrar les dades que has informat, clica sobre el botó “Netejar”:
Recorda que prèviament has d'haver donat d’alta aquests codis al "Directorio Común".
Com fer cerques
Pots cercar per qualsevol camp. Si tens, per exemple, aquests codis DIR3 definits:
I cerques per “tur”:
Et retorna el següent resultat:
Quan tens una cerca activa, et mostra un cercle blau sobre el filtre:
També pots fer cerques més refinades, cercant per un codi DIR3 en concret per a una OC, OG o UT, clicant sobre l’element de filtre:
I informant el camp amb el qual vols fer la cerca amb el contingut a cercar:
Un cop creades les diferents relacions, aquestes apareixeran a la bústia de lliurament d'e-FACT, com a Punt General de Factures Electròniques de Catalunya.