Para recibir facturas Modalidad 2- Mediante la adaptación de su software de gestión contable es necesario enviar el formulario de solicitud de alta del servicio que encontrarás en EACAT Tràmits > prestador Consorci AOC, Servei CAOC – Solicitud de servicios > Tràmit "Solicitud de alta y modificación de los servicios de la AOC" para recibir los datos. Una vez tengas los datos de alta, debes seguir la documentación técnica de integración vía sFTP de la guía de integración en el Hub de e-FACT.
Para recibir facturas Modalidad 3- Mediante un proveedor de plataforma privada de servicios de factura electrónica o de software contable para los entes locales es necesario enviar el formulario de solicitud de alta del servicio que encontrarás en EACAT Trámites > prestador Consorci AOC, Servei CAOC – Solicitud de servicios > Trámite “Solicitud de alta y modificación de los servicios de la AOC” para recibir los datos. Dado que la solución contable que va a utilizar ya está integrada en eFACT por otras entidades, con las credenciales de alta ya puede establecer la conexión.
- Solicitud de la integración :
En caso de que estés interesado en integrar tus herramientas con e-FACT para emitir facturas, puedes enviarnos el siguiente documento a través del formulario de contacto .
- Formulario de solicitud de integración en el e-FACT
- Formulario de solicitud de la integración en e-FACT
- Documentación de integración:
En función de si tiene que integrarse en el e-FACT para enviar facturas o bien, si se integra para recibir facturas, es necesario descargar el documento que corresponda en función del tipo de integración que necesita hacer:
- ENVÍO de facturas: Encontrará la documentación técnica de integración vía WebService en el espacio para los integradores vía WS para proveedores del eFACT. Una vez se haya integrado en PRE por el servicio, para poder realizar el paso a PRODUCCIÓN, se deben realizar las pruebas de homologación del eFACT que encontrará en https://consorciaoc.github.io/Homologacio-Serveis/
- RECEPCIÓN de facturas: Encontrará la documentación técnica de integración vía sFTP en la guía de integración en el Hub de e-FACT.
Estos cambios de modalidad de adhesión al e-FACT vía Portal del Receptor a plataforma propia deben realizarse de forma coordinada con el responsable de facturación de cada ente y con los técnicos del servicio e-FACT. Esto se debe a aspectos relacionados con el estado de las facturas que aparecen en el portal del receptor y que se dejarán de poder gestionar desde este portal. Las facturas o se gestionan desde el portal del receptor oa través de las aplicaciones de las entidades (por integración).
Es necesario que antes de pasar definitivamente a la gestión de las facturas por medios propios del ente, las facturas que están en el portal del receptor, tengan un estado final (“Pagada” o “Rechazada”). Las facturas que no esté en estos estados, quedarán huérfanos y no se podrán cambiar de estado .
En todo momento, desde el portal del Receptor, se podrá descargar el archivo factura, adjuntos y justificante de entrada al registro.
Para facilitar la transición a la nueva modalidad en el ente, el servicio e-FACT ofrece la posibilidad, en los casos de integración propia, de que primero se valide la integración en el entorno de PRE del ente.
Es importante que cuando se haga la solicitud de cambio de modalidad marque que se trata de una “ Modificación ”, y la fecha en la que tiene previsto tener el sistema en producción (“ Aplicar modificación el día ”):
Una vez recibida esta solicitud de cambio, se le enviarán las credenciales del entorno de preproducción para que realice la integración en el entorno de preproducción, las pruebas pertinentes, validación de la integración y del flujo de gestión de facturas/estados.
Una vez “reconfirmada” la fecha de puesta en producción con los técnicos de la AOC, se le enviarán las credenciales de producción para que reciba las facturas en su sistema. Recuerde que las facturas: o bien se envían al portal del receptor o bien van al sistema integrado.
Si el receptor de la factura envía a través de integración el cambio de estado de una factura en la carpeta STATIN del HUB pero éste no se procesa correctamente, debería revisarse la extensión a la nomenclatura de los archivos enviados, dado que el HUB , por ahora, no acepta los cambios de estado con la extensión en minúsculas (xml). En este sentido, será necesario que la extensión del archivo esté de este modo informado XML , y las referencias y nombres de archivos adjuntos se correspondan con los enviados previamente para que cuadren con los del HUB.
Asimismo, anexamos unas recomendaciones con respecto a la nomenclatura de los ficheros de cambio de estado:
<id_receptor>@<id_emisor>@<referencia_1>< strong=""></id_receptor>@<id_emisor>@<referencia_1><>
Donde id_receptor corresponde al identificador asociado a la AA.PP. receptora de la factura y originadora del archivo de estado en cuestión, y el id_emisor en el identificador del emisor de la factura por la que se está informando el estado. Finalmente la referencia_1 corresponde a un identificador único asociado al archivo generado, con fines de seguimiento dentro de la plataforma e-FACT.
Y para que lo asocie a la factura, dentro del XML, deberá indicarse el hub_id de la factura, fecha de la factura y el CIF indicado en la misma.
Según la normativa * vigente, es necesario que:
1. Todos los entes públicos dispongan de un Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (PGEF) , que, en el caso de Cataluña, es e-FACT.
2. Las oficinas contables de cada ente comuniquen los estados de tramitación de las facturas. Estos estados son:
- Registro Contable de la Factura (RCF) : la factura ha sido anotada en el Registro Contable de Facturas de la oficina contable destinataria, debiendo devolver el número de registro contable de la factura al PGEF. No se debe devolver el número de registro de entrada de la factura del registro administrativo, sino el número contable de la factura del RCF.
- Contabilizada la obligación reconocida : la obligación de pago derivada de la factura ha sido reconocida.
- Pagada : la obligación de pago derivada de la factura ha sido pagada (estado finalista).
- Rechazada : la oficina contable o unidad tramitadora han rechazado la factura, indicando el motivo.
Estas medidas son esenciales para garantizar una correcta gestión de las facturas electrónicas y asegurar la transparencia y la eficiencia en los procesos administrativos.
Por este motivo, es necesario tener en cuenta las siguientes consideraciones:
1. e-FACT debe integrarse únicamente con el software de contabilidad :
- La arquitectura de la integración de e-FACT está pensada para el software de contabilidad y no para su integración con el software de los Gestores de Expedientes.
- La integración entre e-FACT y el software de contabilidad permite informar correctamente de la anotación de las facturas en el RCF y permite comunicar los estados de tramitación obligatorios y finalistas previstos en la normativa.
- La información de las facturas, así como los estados de las facturas que deban tratar los Gestores de Expedientes, deben resolverse mediante integración entre el gestor contable y el gestor de expedientes y no con integración entre e-FACT y el Gestor de 'Expedientes. AOC no interviene en los conectores e integraciones entre aplicaciones de terceros.
2. El registro administrativo del ente debe estar integrado con MUX (V3):
- Para que las facturas electrónicas queden correctamente registradas en el registro administrativo del ente, es necesario que las soluciones de registro administrativo del proveedor se integren con MUX V3. Esta integración permitirá la descarga de la factura en formato FACTURAe y la descarga del recibo en formato PDF.
- La integración con MUX v3 garantiza que el registro de la factura se lleva a cabo una sola vez y que se informa correctamente al proveedor, del número de asiento registral de su factura.
- No es una práctica correcta registrar primero la factura con el registro auxiliar del EACAT y posteriormente asignar un nuevo número de registro a la factura con el registro administrativo del ente. En este caso, es necesario que el registro administrativo esté integrado con MUX v3 para el servicio de e-FACT.
Encontrarás más información en la FAQ sobre la documentación que se puede descargar de MUX.
* Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de Impulso de la Factura Electrónica; Resolución de 10 de octubre de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y de la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos, que establecen las condiciones técnicas normalizadas del punto de entrada general de entrada de facturas electrónicas; Orden ECO/306/2015, de 23 de septiembre, que regula el procedimiento de tramitación y anotación de facturas en el Registro Contable de Facturas (RCF) en el ámbito de la Administración de la Generalidad de Cataluña y su sector público; Acuerdo de Gobierno 151/2014, de 11 de noviembre, sobre el punto de entrada de facturas electrónicas en Cataluña
