Desde el listado de facturas, pulse sobre el icono que se encuentra junto al estado de la factura podemos acceder al detalle de la factura y realizar diferentes acciones sobre una factura: cambiar su estado, descargarla y ver archivos adjuntos si la tiene.
Si clicamos en para ver el detalle de la factura:
Para entender las funciones del detalle de una factura:
El e-FACT prevé los siguientes estados para adaptarse a la normativa:
Si vamos al detalle de una factura, y pulsamos sobre el botón “ Histórico ”, se puede consultar la evolución de los estados por los que ha pasado la factura.
En la columna “Data Transacció” aparece la fecha en la que se produjo el cambio de estado.
En la columna “Nombre del usuario” aparece el nombre del usuario que llevó a cabo el cambio de estado. Si como “Nombre del usuario” aparece e-FACT , es porque quien ha producido el cambio es el servicio e-FACT y es un cambio automatizado.
En la columna “ Información adicional ” aparece información asociada al estado de la factura, y que ha sido informado por el usuario que ha efectuado el cambio. Por ejemplo, en el estado de “ Registrada en RCF ” aparecerá el número de registro contable con el que se ha registrado la factura en el RCF; en caso de que la factura esté “ Rechazada ”, aparecerá el motivo del rechazo, y en el caso de “ Registrada ”, tendremos el número de registro de entrada en el ente de la factura.
En la tabla siguiente se encuentra el resumen de los cambios de estado que puede tener una factura en el Portal del receptor:
Sin embargo, el botón de “Cambiar estado” le mostrará los siguientes estados a los que podrá estar la factura.
Desde la página inicial, pulse sobre la factura que desea rechazar
y en la página de detalle de la factura, haga clic en el botón “ Cambiar estado ” y seleccione la acción “Rechazar factura” . Se abrirá una ventana para informar sobre el motivo del rechazo de la factura.
Una vez confirmado el nuevo estado de la factura, junto con el motivo del rechazo, se informará al emisor de la factura del nuevo estado.
Desde la página inicial, pulse sobre la factura que desea registrar en RCF,
y en la página de detalle de la factura, haga clic en el botón “ Cambiar estado ” y seleccione la acción “Registrar factura en RCF” . Se abrirá una ventana para informar al número de la factura.
Una vez confirmado el nuevo estado de la factura, junto con el número contable asignado a la factura, se informará al emisor de la factura del nuevo estado y del número de RCF asignado.
Recuerde que sólo se puede asignar un número de registro contable a la factura si ésta está en el estado de “Registrada”.
Desde la página inicial, pulse sobre la factura que quieres rechazar,
y en la página de detalle de la factura, haga clic en el botón “ Cambiar estado ” y seleccione la acción “Factura pagada” .
Una vez confirmado el nuevo estado de la factura, se informará al emisor del nuevo estado de la factura.
Sí, pero las facturas deben estar en el estado “Registrada en RCF” o bien “Contabilizada la obligación de pago”.
Si recordamos los estados obligatorios de una factura, vemos que no podemos pasar del estado de “Registrada” a “Registrada en RCF” de forma masiva porque debemos asignar el número del registro al RCF en cada factura, una a una.
En cambio, las facturas que ya se encuentran en el estado:
- "Registrada en RCF", pueden pasar al estado "Contabilizada la obligación de pago"
- "Contabilizada la obligación de pago", pueden pasar al estado "Pagada"
Por ejemplo, podemos seleccionar estas tres facturas
Y cambiar su estado a “Contabilizada la obligación de pago”, al mismo tiempo, clicando en “Cambiar estado”, y seleccionando estado en “Contabilizada la obligación de pago”:
Y quedarán las tres facturas en ese estado
No podremos hacer progresar en otro estado si las facturas seleccionadas no tienen todas el mismo estado, como por ejemplo:
Con este nuevo botón, desde la pantalla principal también se puede cambiar el estado de una factura. Basta con seleccionarla y elegir su nuevo estado desde el botón “Cambiar estado”.
