Per a rebre factures Modalitat 2- Mitjançant l’adaptació del vostre programari de gestió comptable cal trametre el formulari de sol·licitud d’alta del servei que trobaràs a EACAT Tràmits > prestador Consorci AOC, Servei CAOC – Sol·licitud de serveis > Tràmit “Sol·licitud d’alta i modificació dels serveis de l’AOC” per tal de rebre les dades. Un cop tinguis les dades d'alta, has de seguir la documentació tècnica d’integració via sFTP de la guia d’integració al Hub d’e-FACT.
Per a rebre factures Modalitat 3- Mitjançant un proveïdor de plataforma privada de serveis de factura electrònica o de programari comptable per als ens locals cal trametre el formulari de sol·licitud d’alta del servei que trobaràs a EACAT Tràmits > prestador Consorci AOC, Servei CAOC – Sol·licitud de serveis > Tràmit “Sol·licitud d’alta i modificació dels serveis de l’AOC” per tal de rebre les dades. Atès que la solució comptable que utilitzareu ja està integrada en eFACT per altres entitats, amb les credencials d'alta ja podeu establir la connexió.
- Sol·licitud de la integració:
En cas que estiguis interessat en integrar les teves eines amb e-FACT per emetre factures, pots enviar-nos el següent document a través del formulari de contacte.
- Documentació d’integració:
En funció de si us heu d’integrar a l’e-FACT per a enviar factures o bé, si us integreu per a rebre factures, cal que us descarregueu el document que correspongui en funció del tipus d’integració que necessiteu fer:
- ENVIAMENT de factures: Trobareu la documentació tècnica d’integració via WebService a l’espai per als integradors via WS per a proveïdors de l’eFACT. Una vegada us hàgiu integrat a PRE pel servei, per tal de poder realitzar el pas a PRODUCCIÓ, s'han de realitzar les proves d'homologació del eFACT que trobareu a https://consorciaoc.github.io/Homologacio-Serveis/
- RECEPCIÓ de factures: Trobareu la documentació tècnica d’integració via sFTP a la guia d’integració al Hub d’e-FACT.
Aquests canvis de modalitat d’adhesió a l’e-FACT via Portal del Receptor a plataforma pròpia s’han de fer de forma coordinada amb el responsable de facturació de cada ens i amb els tècnics del servei e-FACT. Això és degut a aspectes relacionats amb l’estat de les factures que apareixen al portal del receptor i que es deixaran de poder gestionar des d’aquest portal. Les factures o es gestionen des del portal del receptor o bé a través de les aplicacions de les entitats (per integració).
És necessari que abans de passar definitivament a la gestió de les factures per mitjans propis de l’ens, les factures que estan al portal del receptor, tinguin un estat final (“Pagada” o “Rebutjada”). Les factures que no estigui en aquests estats, quedaran orfes i no es podran canviar d’estat.
En tot moment, des del portal del Receptor, es podrà descarregar el fitxer factura, adjunts i justificant d’entrada al registre.
Per facilitar la transició a la nova modalitat a l’ens, el servei e-FACT ofereix la possibilitat, en els casos d’integració pròpia, que primer es validi la integració a l’entorn de PRE de l’ens.
És important que quan es faci la sol·licitud de canvi de modalitat marqueu que es tracta d’una “Modificació”, i la data en la qual teniu previst tenir el sistema en producció (“Aplicar modificació el dia”):
Un cop rebuda aquesta sol·licitud de canvi, se us enviaran les credencials de l’entorn de preproducció perquè feu la integració a l’entorn de preproducció, les proves pertinents, validació de la integració i del flux de gestió de factures/estats.
Un cop “reconfirmada” la data de posada en producció amb els tècnics de l’AOC, se us enviaran les credencials de producció perquè rebeu les factures al vostre sistema. Recordeu que les factures: o bé s’envien al portal del receptor o bé van al sistema integrat.
Si el receptor de la factura envia a través d’integració el canvi d’estat d’una factura a la carpeta STATIN del HUB però aquest no es processa correctament, caldria revisar l’extensió a la nomenclatura dels fitxers enviats, atès que el HUB, ara per ara, no accepta els canvis d’estat amb l’extensió en minúscules (xml). En aquest sentit, caldrà que l’extensió del fitxer estigui d’aquesta manera informat XML, i les referències i noms de fitxers adjunts es corresponguin amb els enviats prèviament per tal que quadrin amb els del HUB.
Així mateix, annexem unes recomanacions pel que fa a la nomenclatura dels fitxers de canvi d’estat:
<id_receptor>@<id_emissor>@<referència_1>< strong=""></id_receptor>@<id_emissor>@<referència_1><>
On l’id_receptor correspon a l’identificador associat a la AA.PP. receptora de la factura i originadora del fitxer d’estat en qüestió, i l’id_emissor a l’identificador de l’emissor de la factura per la que s’està informant l’estat. Finalment la referència_1 correspon a un identificador únic associat al fitxer generat, amb finalitats de seguiment dins la plataforma e-FACT.
I perquè ho associï a la factura, dins de l’XML, s’haurà d’indicar el hub_id de de la factura, data de la factura i el CIF indicat a la mateixa.
Segons la normativa* vigent, cal que:
1. Tots els ens públics disposin d’un Punt General d’Entrada de Factures Electròniques (PGEF), que, en el cas de Catalunya, és e-FACT.
2. Les oficines comptables de cada ens comuniquin els estats de tramitació de les factures. Aquests estats són:
- Registre Comptable de la Factura (RCF): la factura ha estat anotada al Registre Comptable de Factures de l’oficina comptable destinatària, i cal retornar el número de registre comptable de la factura al PGEF. No s’ha de retornar el número de registre d’entrada de la factura del registre administratiu, sinó el número comptable de la factura de l’RCF.
- Comptabilitzada l’obligació reconeguda: l’obligació de pagament derivada de la factura ha estat reconeguda.
- Pagada: l’obligació de pagament derivada de la factura ha estat pagada (estat finalista).
- Rebutjada: l’oficina comptable o unitat tramitadora han rebutjat la factura, indicant el motiu.
Aquestes mesures són essencials per garantir una correcta gestió de les factures electròniques i assegurar la transparència i eficiència en els processos administratius.
Per aquest motiu, és necessari tenir en compte les següents consideracions:
1. e-FACT s’ha d’integrar únicament amb el programari de comptabilitat:
- L’arquitectura de la integració d’e-FACT està pensada pel programari de comptabilitat i no per a la seva integració amb el programari dels Gestors d’Expedients.
- La integració entre e-FACT i el programari de comptabilitat permet informar correctament de l’anotació de les factures al RCF i permet comunicar els estats de tramitació obligatoris i finalistes previstos a la normativa.
- La informació de les factures, així com els estats de les factures que hagin de tractar els Gestors d’Expedients, s’han de resoldre mitjançant integració entre el gestor comptable i el gestor d’expedients i no amb integració entre e-FACT i el Gestor d’Expedients. L’AOC no intervé en els connectors i integracions entre aplicacions de tercers.
2. El registre administratiu de l’ens ha d’estar integrat amb MUX (V3):
- Per tal que les factures electròniques quedin correctament registrades al registre administratiu de l’ens, és necessari que les solucions de registre administratiu del proveïdor s’integrin amb MUX V3. Aquesta integració permetrà la descàrrega de la factura en format FACTURAe i la descàrrega del rebut en format PDF.
- La integració amb MUX v3 garanteix que el registre de la factura es porta a terme una sola vegada i que s’informa correctament al proveïdor, del número d’assentament registral de la seva factura.
- No és una pràctica correcta registrar primer la factura amb el registre auxiliar de l’EACAT i posteriorment assignar un nou número de registre a la factura amb el registre administratiu de l’ens. En aquest cas, cal que el registre administratiu estigui integrat amb MUX v3 per al servei d’e-FACT.
Trobaràs més informació a la FAQ sobre la documentació que es pot descarregar de MUX.
* Llei 25/2013, de 27 de desembre, d’Impuls de la Factura Electrònica; Resolució del 10 d’octubre de 2014, de la Secretaria d’Estat d’Administracions Públiques i de la Secretaria d’Estat de Pressupostos i Despeses, que estableixen les condicions tècniques normalitzades del punt d’entrada general d’entrada de factures electròniques; Ordre ECO/306/2015, de 23 de setembre, que regula el procediment de tramitació i anotació de factures al Registre Comptable de Factures (RCF) en l’àmbit de l’Administració de la Generalitat de Catalunya i el seu sector públic; Acord de Govern 151/2014, d’11 de novembre, sobre el punt d’entrada de factures electròniques a Catalunya